Framework Management Tool Box ด้าน Leading : Outsourcing
หลักการ / แนวคิด / ประวัติความเป็นมา
แนวคิด Outsourcing นี้ เดิมมักจะใช้กับงานทำความสะอาดสำนักงาน งานรักษาความปลอดภัย แต่ปัจจุบันนิยมนำ Outsourcing มาใช้กับงานต่าง ๆ มากขึ้น อาทิ การจัดห้องอาหารสำหรับพนักงานหรืองานเลี้ยง, งาน Call Center, งานป้อนข้อมูล, งานธุรการ
การจ้างงานภายนอก (Outsourcing) เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่หลายบริษัทใช้ในการดำเนินธุรกิจ โดยเฉพาะธุรกิจที่ต้องการเติบโตอย่างรวดเร็ว เพราะการ Outsource งานที่บริษัทไม่ถนัด ทำไม่ทัน หรืองานที่ต้องลงทุนสูงออกไปให้บริษัทที่มีความพร้อมและความชำนาญกว่าเป็นผู้ดูแลรับผิดชอบแทน จะช่วยให้บริษัทมีเวลาในการดูแลงานอื่นๆ ที่สามารถสร้างผลประโยชน์สูงสุดให้บริษัท และช่วยให้การดำเนินงานของบริษัทเป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดไว้
เครื่องมือนี้คืออะไร / มีอะไรเป็นองค์ประกอบ
ความหมายของการ Outsourcing ดังนี้
Outsourcing หมายถึง “The Practice of Subcontracting Manufacturing Work to Outside and Especially Foreign or Nonunion Companies” กล่าวคือ เป็นหลักปฏิบัติในการทำสัญญาให้หน่วยงานภายนอก ผลิต/บริการแทนโดยเฉพาะการให้บริษัทต่างประเทศ หรือบริษัทที่ไม่มีสหภาพแรงงาน (Merriam-Webster Incorporated, 1996, p. 827)
Heywood (2001, p. 27) ให้ความหมาย “การจ้างงานภายนอก” คือ การส่งต่อกิจกรรมทางธุรกิจหรืองานภารกิจภายในองค์การพร้อมเครื่องมืออุปกรณ์และบุคลากรที่เกี่ยวข้องให้กับผู้ให้บริการจากภายนอกองค์การที่เสนอให้บริการงานนั้นๆ ในช่วงเวลาที่กำหนดไว้ตามที่ได้ตกลงด้วยราคาค่าจ้างที่เหมาะสม
เครื่องมือนี้ใช้เพื่ออะไร
- ภาวการณ์แข่งขันสูง ทำให้ธุรกิจต่าง ๆ มีคู่แข่งเยอะขึ้น การทำ Outsource จะทำให้บริษัทมีความได้เปรียบในการแข่งขัน
- ต้องการประหยัดต้นทุน
- ต้องการผู้เชี่ยวชาญ
- ต้องการกำลังคน บางบริษัทอาจจำเป็นต้อง Outsource เพราะพนักงานของตนไม่เพียง
ประเภทของ Outsource
1. IT การ Outsource ทางด้านไอทีจะง่ายมาก
2. Service หรือบริการต่างๆ เช่น บริการทำความสะอาด บริการรักษาความปลอดภัยดูแลอาคารสถานที่ เป็นต้น
3. Manufacturing การผลิต เป็นสิ่งที่ใช้การ Outsource มากที่สุด
4. Project โครงการต่างๆ สามารถ Outsource ได้
5. 5. Consult การจ้างที่ปรึกษา เช่น ที่ปรึกษาทางด้านบัญชี ที่ปรึกษาทางด้านการลงทุน เป็นต้น
ข้อดีของเครื่องมือ
- Free Management time ผู้บริหารมีเวลาที่จะไปบริหารจัดการบริษัทมากขึ้น
- Reduced Staff Cost ลดต้นทุนทางด้านบุคลากรและทำให้ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับพนักงานลดลง
- Increased Flexibility เพิ่มความคล่องตัวในการดำเนินงาน
- Reduced Risk ลดความเสี่ยง ความเสี่ยงจะตกอยู่ที่บริษัทหรือผู้รับจ้าง Outsource ก็ขึ้นอยู่กับธุรกิจ ซึ่งในส่วนที่เกี่ยวข้องกับความเสี่ยงในทุกเรื่องควรทำข้อตกลงกำหนดไว้ด้วย
ข้อเสียของเครื่องมือ
- บริษัทที่ outsourcing เข้ามา ประสิทธิภาพในการทำงานไม่คงที่ เนื่องจากจะมีการเปลี่ยนชุดทำงานบ่อย
- ความรู้สึกผูกพันและความรับผิดชอบต่อองค์กรของพนักงานที่ว่าจ้างเข้ามามีน้อย เนื่องจากลักษณะงานเป็นการทำสัญญาว่าจ้างระยะสั้น
- กระบวนการสรรหา คัดเลือกบุคลากรของบริษัทที่องค์กรจ้างเข้ามา มักได้บุคลากรที่ขาดคุณสมบัติและมีการฝากเข้ามาร่วมงาน ทำให้คุณภาพของบุคลากรต่ำกว่ามาตรฐานที่องค์กรกำหนดไว้
- ต้องมีการจัดตั้งคณะทำงานควบคุมดูแลบริษัทที่ว่าจ้างเข้ามาในแง่ของประสิทธิภาพการทำงาน ทำให้องค์กรไม่เกิดการประหยัดค่าใช้จ่ายจริง
- ความไว้วางใจ การเก็บรักษาความลับ การ Outsource อาจทำให้ความลับของบริษัทรั่วไหลได้
ใช้อย่างไร (หรือจัดทำอย่างไร)
1. กลยุทธ์ (strategy) การจ้างงานภายนอกเป็นนโยบายที่โดยทั่วไปจะถูกกำหนดมาจากผู้บริหารระดับสูง
2. การทบทวนการประเมินผล (reassessment) การประเมินองค์การจะต้องทำการประเมินเพื่อทำให้ทราบถึงศักยภาพสำหรับทำการจัดการก่อนที่จะทำการจ้างงาน ภายนอก
3. การคัดสรร (selection) ซึ่งรวมถึงการกำหนดขอบเขตข้อกำหนดของการจ้างงานภายนอก
4. การเจรจา (negotiation) เงื่อนไข ข้อตกลงต่าง ๆ จนกระทั่งกระบวนการดำเนินการถึงขั้นตอนการลงนามสัญญาจ้าง
5. การสนับสนุนการดำเนินการ (implementation) เป็นกระบวนการหลังจากที่ได้ข้อตกลงในสัญญาว่าจ้างแล้ว ยังรวมถึงการวางแผนด้วยและมีการตั้งงบประมาณสำหรับการวางแผนและการจัดการ
6. การบริหารการควบคุม (oversight management) การควบคุมการจัดการกระบวนการที่เป็นกระบวนการที่จะนำไปสู่ทิศทางของการทำงานให้เป็นไปตามที่ต้องการและถูกต้องได้ผลดี
7. ความสมบูรณ์ของงาน (build completion) กระบวนการนี้จะทำให้กระบวนการต่าง ๆ นั้นสมบูรณ์
8. การเปลี่ยนแปลง (change) สัญญาว่าจ้างควรที่จะมีการระบุไว้เกี่ยวกับเรื่องของการเปลี่ยนแปลงหลักหรือย่อยไว้ตั้งแต่เริ่มแรกของการลงนามในสัญญาว่าจ้าง เพื่อมีไว้ควบคุมความได้เปรียบเสียเปรียบของทั้งสองฝ่าย
9. ทางออก (exit) หลังจากการสิ้นสุดของการจ้างงานภายนอก องค์การอาจจะมีการรับทำต่อ (take over) จากผู้ให้บริการ ด้วยเหตุผลทางด้านการเงินหรือข้อตกลงอื่น ๆ โดยทั่วไปแล้วจะมีการยื่นข้อเสนอใหม่ (re-tender)
มีใครนำเครื่องมือนี้ไปใช้บ้างและได้ผลสรุปอย่างไร / กรณีศึกษา
บริษัท IKEA การผลิตเฟอร์นิเจอร์ชั้นนำของโลกมีการใช้ Outsource หรือการจ้างกิจการภายนอก ให้ทำการผลิตสินค้าและชิ้นส่วนต่างๆให้นั่นเอง จะทำการพิจารณาคัดเลือกประเทศที่จะเป็นผู้รับจ้างผลิตอย่างเคร่งครัด จากนั้นจะทำการเฟ้นหาบริษัทที่มีคุณสมบัติเพียงพอที่จะมารับคำสั่งซื้อ โดยพิจารณาจากความพร้อมทางเทคโนโลยี ทักษะแรงงาน เงินทุนและผลงานย้อนหลังที่ผ่านมาว่าเป็นที่น่าพอใจต่อกิจการหรือไม่ แล้วจึงมาทำการเจรจาเพื่อคัดเลือกเป็นผู้รับจ้างผลิตให้กับสินค้าของตน หากผ่านการคัดเลือกและเจรจากับ IKEA แล้ว จะได้รับการสนับสนุนเต็มที่ โดยจะยึดนโยบายที่จะพัฒนาผู้รับจ้างให้มีความสามารถและศักยภาพที่สูงขึ้นอย่างต่อเนื่องด้วย โดยจะให้ความช่วยเหลือทางด้านเงินทุน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น